當硬碟、記憶卡或隨身碟無預警無法讀取，最重要的是先確認問題屬於哪一類型。常見的資料遺失原因多為邏輯錯誤與物理損壞。邏輯錯誤包含誤刪資料、誤格式化、檔案系統錯誤或病毒感染，這類問題下裝置仍可被電腦偵測，系統會顯示磁碟代號，但無法正常開啟或顯示檔案內容。
例如出現「請格式化磁碟機」、資料夾顯示空白、檔案亂碼等情況，通常可以使用資料復原軟體進行掃描救援，只要未大量覆蓋新資料，自行處理的成功率相對不低，風險也較低。
但若裝置插入後完全無反應、系統無法偵測磁碟，甚至發出異音如「喀喀聲」、裝置發燙或產生焦味，這些現象多半與物理性損壞有關。像是磁頭損壞、主控晶片故障、電路短路等狀況，非一般軟體工具可解決，且若持續通電或嘗試操作，可能導致資料徹底毀損。
遇到這類硬體異常，應立即停止操作並斷電，盡快送至具備無塵室與專業設備的資料救援機構，由技術人員進行晶片讀取與低層資料重建。從裝置異常徵兆判斷問題性質，是做出正確資料處理選擇的第一步。
當儲存裝置突然無法讀取，資料救援的處理流程便成為挽回資料的最後機會。首先是診斷階段，這步驟會透過專業設備確認裝置目前的健康狀況，包括是否存在電路異常、磁碟損壞或檔案系統錯誤。技術人員會評估損壞範圍與可能的資料回復空間，並決定是否值得進行下一步。
隨後進入備份階段，這裡會對儲存裝置進行低層級的完整影像複製，即使裝置僅能間歇性讀取，也會盡可能備份下來。該映像檔將作為後續重建與回復的唯一操作對象，減少對原裝置的風險。
重建階段是資料救援的核心，技術人員會透過軟體重組資料結構，分析分割區與目錄資訊，還原原始的資料內容。在遭遇誤刪、格式化或中毒的情況下，這一階段往往需耗費大量時間與技術手段處理。
最後的回復階段則是將所有成功重建的資料轉移至另一個安全的儲存媒介中。不同儲存裝置潛藏不同風險，例如傳統硬碟易受物理衝擊造成磁頭毀損，固態硬碟則常見控制器損壞導致無法辨識；而USB隨身碟與記憶卡則較易因頻繁插拔或靜電造成損壞。使用者可根據裝置狀況與資料價值評估是否需要專業協助進行資料救援。
當資料遺失或損壞時，許多使用者會因為焦慮或急於修復情況，而做出一些錯誤的處理方式。這些行為可能會對資料的恢復造成不可逆的影響，甚至將資料永久性地刪除。
一個常見的錯誤行為是反覆重啟設備。許多人認為重啟設備能幫助解決系統錯誤，但事實上，這樣的操作可能會將尚未覆寫的資料區塊繼續損毀。每次重新啟動系統，作業系統都會自動進行檔案系統檢查，這會有機會重寫檔案結構，進一步讓丟失的資料區塊被覆蓋，使資料恢復的機會大幅降低。
此外，格式化磁碟是另一個經常被誤用的處理方法。許多使用者在資料丟失後，會直接選擇格式化磁碟，認為這能消除資料損壞。然而，格式化會清除檔案系統中的索引資料，並讓操作系統無法識別儲存的檔案，儘管資料並未完全消失，但如果隨後進行了其他數據寫入，則原有的資料區域會被新資料覆蓋，造成無法恢復的情況。
有時候，使用者可能會嘗試使用一些免費或不合適的資料恢復軟體來修復丟失的資料。這些軟體在某些情況下無法正確分析丟失資料的狀況，甚至可能在恢復過程中錯誤地覆寫或損壞儲存裝置。這些不當的軟體處理可能導致資料完全無法恢復，並增加恢復成本。
因此，當發現資料丟失時，最好的做法是保持冷靜，避免做出衝動的操作，並尋求專業資料恢復服務的協助。
資料救援雖能在硬碟故障後挽救檔案，但這樣的過程往往耗時又代價高昂。若能善用硬碟健康監控技術，如 S.M.A.R.T.（Self-Monitoring, Analysis and Reporting Technology），即可及早察覺硬碟異常。這項技術能持續追蹤如重新配置區塊數、讀寫錯誤率、溫度與開關機次數等指標，這些數據一旦出現異常，往往代表硬碟正處於故障風險中。定期檢查這些資訊，是防止資料損毀的第一步。
備份資料則是避免資料救援的根本策略。建議建立每日增量備份與每週完整備份制度，並分散儲存於本地磁碟、外接硬碟與雲端平台，構成多層備援系統。這樣即便主硬碟故障，也能迅速從其他來源還原資料。同時，應定期進行還原測試，確保備份檔案真正可用，而非僅形式存在。
預防性維護也是保護資料的重要環節。每三至六個月應進行磁碟壞軌掃描與重組，並清理系統垃圾，維持磁碟運作效能與穩定度。同時應避免高溫、濕氣與震動環境，並使用穩壓電源設備。當監控、備份與維護都融入日常操作流程時，資料救援將成為極少數才需啟用的保險選項。
在資料儲存裝置發生故障時，資料救援服務成為重獲檔案的主要途徑。台灣的資料救援收費模式多為「免費檢測，成功收費」，先檢查是否可救，再根據難易程度進行報價。不少業者會依據故障類型分級報價，讓客戶可評估是否進行後續作業。
若僅為邏輯性錯誤，如檔案刪除或格式化，處理較單純，費用一般介於新台幣3,000至6,000元；硬體故障則需開盤或更換零件，費用可達新台幣10,000元以上。若遇到RAID系統或多顆硬碟同時損壞，價格會根據硬碟數與救援難度遞增。
平均處理時間約為3至7個工作天，若需加急處理，有些廠商提供24小時內完成的服務，但需額外支付急件費用。處理時間會受到硬碟狀況與資料讀取穩定性的影響，部分重度損壞案件需更長時間。
民眾在選擇資料救援廠商時，建議注意是否提供詳細檢測報告、作業流程是否公開透明、是否明訂無成功不收費等條款。另可觀察是否有實體辦公室、技術團隊是否具備處理無塵室作業能力，以及是否願意提供成功案例佐證。這些細節往往能幫助使用者降低風險、提升資料找回的成功率。